Gestió del temps a la societat moderna. Per què la gent no té prou temps i com aprendre a estar al dia de tot? Normes bàsiques per a la gestió eficaç d’un recurs temporal. La gestió del temps és la capacitat de controlar la quantitat de temps dedicat a determinades activitats, gestionar-la amb prudència, analitzar l’eficàcia del vostre treball i trobar recursos addicionals, augmentant així la productivitat. Aquestes habilitats donen a una persona l’oportunitat no només de seguir les activitats previstes, sinó de fer-ho de manera eficient i divertir-se. La ciència que estudia el procés de planificació i gestió del recurs de temps propi o aliè s’anomena gestió del temps.
La necessitat de la gestió del temps
La qüestió de la gestió del temps a nivell estatal va sorgir i es va començar a estudiar seriosament a Rússia als anys vint. Es van proposar diverses teories i mètodes per augmentar l'eficiència de l'activitat, inclosa l'organització de l'eficàcia personal de cada persona.
Als anys 70 del segle XX, es va introduir la idea que el sistema de gestió del temps personal s’hauria de basar en el pensament eficaç de l’individu, que cal desenvolupar. Només el 2007 va aparèixer un departament de gestió del temps en una de les universitats de Moscou. D’una banda, el temps no és un recurs il·limitat, de manera que no és d’estranyar que sovint ens en falti. Però, en canvi, per a tots els dies, el temps és el mateix. Llavors, per què, al mateix cost, alguns aconsegueixen fer molt més que altres i, en conseqüència, obtenir un resultat més alt? No es tracta del nombre d’hores, sinó de l’eficiència del seu ús.
Molta gent s’equivoca pensant que la gestió del temps només és necessària per als directius de la feina i les persones que patològicament no fan res. De fet, tothom ha d’aprendre l’art de gestionar el seu temps per tenir èxit no només en el treball, sinó també en la vida. La tasca de la gestió del temps no és conduir-vos a cap tipus de marc. Al contrari, la planificació us permet ampliar aquest marc, ja que vosaltres mateixos no noteu quant de temps, si es passa correctament, es pot alliberar. Per dominar la ciència de la gestió del temps, passaran algunes setmanes per a algú i mesos per a altres. Tot depèn de diversos factors:
- Força de voluntat … Sense aquest tret de caràcter, en principi, és difícil aconseguir cap resultat. Per tant, si alguna cosa no va funcionar la primera vegada, no cal renunciar-hi. Cal esbrinar per què no va funcionar i tornar-ho a fer.
- Capacitats de planificació prèvies … Si una persona sap planificar algunes de les seves accions, per exemple, compres, recreació, celebració d’esdeveniments, hauria de conèixer els principis bàsics de la planificació. En aquest cas, serà més fàcil per a ell aprendre a gestionar el temps que per a algú que viu improvisat tota la vida. Tot i això, res és impossible per a la segona categoria de persones, només pot trigar una mica més.
- Suport … Amb quina freqüència una persona fa alguna cosa per l'empresa: comença o deixa de fumar, va al gimnàs i assisteix a qualsevol esdeveniment. És molt important comptar amb el suport dels éssers estimats. Per tant, si tot l’equip o tota la família decideixen comprendre l’art de la gestió del temps, el resultat s’aconseguirà molt més ràpidament.
Tabú quan planifiqueu el vostre temps
Abans d’aprendre a gestionar el vostre temps, heu d’analitzar el que triga 24 hores. Després d’haver gargotejat almenys un dia en hores i minuts, podeu veure que la major part del preuat recurs es malgasta.
Considerem els principals tabús en la gestió del temps:
- Somni llarg … No es pot anar enlloc: cal dormir per tenir la força per passar la resta del temps de manera efectiva. El son saludable és de 8 hores. Però dormir abans de dinar és una gestió del temps poc intel·ligent.
- Converses telefòniques … El telèfon estalvia i perd el temps. Per una banda, la informació es pot rebre o transmetre més ràpidament. Però, en canvi, les xerrades buides de vegades s’emporten la major part del dia.
- Veure la televisió i jugar a jocs … Per descomptat, cal descansar i tothom entén el significat d’aquesta paraula a la seva manera. Però veure la propera sèrie o un nou "shooter" no serà capaç de carregar amb força nova ni ser útil.
- Mals hàbits … Les persones amb hàbits poc saludables com fumar triguen molt de temps durant el dia a prendre pauses per fumar. Sembla que beure una tassa de cafè o fumar és qüestió de 2-3 minuts, però el nostre dia consisteix en aquests minuts.
Tothom pot trobar alguns punts més a la seva rutina, on passen el seu temps i intentar eliminar-los de la seva vida o, si més no, reduir-los. Com més aviat una persona ho entengui, més aviat aprèn a valorar i a passar el seu temps amb prudència.
Consells! No cal lamentar el temps que ha passat. Es tracta d’un exercici completament inútil, ja que no tornarà. És millor aprendre a partir d’ara a no permetre els seus inútils residus.
Característiques de la gestió del temps docent
Hi ha diverses tècniques que ensenyen els fonaments de la gestió del temps. Es pot trobar molta informació temàtica sobre aquest tema a Internet. Però és millor quan un professional us comparteixi els secrets. L’augment de la demanda d’estudi d’aquest tema crea una oferta. I avui al nostre país, la literatura s’imprimeix en grans quantitats i es duen a terme diverses formacions sobre gestió del temps.
La formació és un dels mètodes d’ensenyament que permet adquirir els coneixements, habilitats i habilitats necessàries mitjançant una formació pràctica directa. El seu enorme avantatge és que l’estudiant no només percep cap informació declarada, sinó que pot aplicar immediatament els coneixements adquirits a la pràctica. Hi ha una comunicació en directe amb l’entrenador i amb un grup de persones afins.
Tot i que els principis bàsics de la gestió del temps són els mateixos, les formacions es poden estructurar de maneres diferents. Cada entrenador determina per si mateix com li serà més fàcil transmetre la seva experiència al públic format. Les classes de gestió del temps ofereixen una sèrie de regles o activitats que s’han de seguir per ajudar a desenvolupar la capacitat de gestió del temps.
Però heu d’entendre que el viatge a la formació en si, encara que sigui conduït per un especialista altament qualificat, sense esforços per part seva, serà inútil. Planificar, dividir els plans en importants i no tan importants, urgents i endarrerits; tot això s’haurà de fer tot sol.
Una altra forma més accessible d’obtenir informació sobre com gestionar la vida i el temps és la literatura especialitzada. S'han escrit molts llibres sobre aquest tema tant per autors nacionals com estrangers. Molts d’ells són entrenadors principals, de manera que podeu familiaritzar-vos amb el material abans d’assistir a la formació pertinent. L’avantatge del llibre respecte a la sessió d’entrenament és el preu més baix, la capacitat de llegir-lo en un moment convenient i tornar-lo a llegir, fer notes.
Els llibres populars del 2016 que us expliquen com gestionar eficaçment el temps són:
- "Màxima concentració". Escrit per Lucy Joe Palladino;
- "Una manera fàcil de deixar de procrastinar". Escrit per Neil Fiore;
- "Muse i la bèstia". Escrit per Yana Frank;
- "Essencialisme". Escrit per Greg McKeon;
- "Com ordenar les coses". Escrit per David Allen;
- Time Drive. Autor Gleb Arkhangelsky;
- “365 dies d’una persona creativa. Diari ". Escrit per Yana Frank;
- "Bon any. Setmanari del venedor ". Publicat per Igor Mann;
- “Com treballar 4 hores a la setmana”. Escrit per Tim Ferris;
- "L'art de mantenir-se al dia". Escrit per Alan Lacaine.
Normes bàsiques per a una gestió eficaç del temps
Si una persona va fer el primer pas, va veure el problema d’una planificació incorrecta del seu temps i vol resoldre’l en un futur proper, és necessari comprendre alguns secrets de la gestió del temps. Les següents directrius us guiaran sobre com gestionar correctament el vostre temps.
Eliminació de "casos-paràsits"
El repte és analitzar el dia, programant-lo amb el màxim detall possible. Cal anotar no només els actes útils que s’han completat. Això també hauria d’incloure relaxació, comunicació i altres activitats. Ara cal marcar els punts que podrien estalviar temps sense cap dany. Es tracta de "casos de paràsits" que roben minuts preciosos. Per excloure totes les activitats inútils, heu d’analitzar més d’un dels vostres dies, però el resultat no trigarà a arribar. Passar una setmana a la vostra llista de tasques us pot estalviar molt més temps en el futur si elimineu coses innecessàries del vostre horari.
Programació d’un horari
Si elimineu els "casos de paràsits" del vostre horari, podeu iniciar una planificació racional del temps. Les persones amb èxit planifiquen constantment el seu temps, augmentant així la productivitat de les seves activitats.
La planificació no s’ha de fer al cap, sinó en paper. Tant se val si és un diari enquadernat en pell o un simple tros de paper. Cal escriure els casos per ordre de la seva importància. Si apareix una nova tasca durant el dia, també s'hauria d'escriure al vostre pla, tenint en compte la prioritat en relació amb la planificada anteriorment. Els casos completats s’han d’eliminar de la llista. Dóna força i estimula l'activitat fructífera.
La planificació hauria de ser de més a menys. Des dels plans de l'any, passeu sense problemes als plans de cada dia. S'han d'establir terminis específics per a cada tasca.
En els entrenaments sobre gestió del temps, els entrenadors solen recomanar dibuixar un arbre com a encarnació del principal gran objectiu. Les branques que s’hi estenen són petites tasques que cal resoldre en el camí per aconseguir-ho. Cada branca es pot ramificar moltes vegades fins que les tasques es divideixin en petites, clares i entenedores. Per descomptat, no és necessari dibuixar arbres quan planifiqueu cada dia, però val la pena visualitzar el vostre pla. Hi ha una regla 10/90 en la gestió del temps. Es redacta de la següent manera: el 10% del temps que dediqueu a programar una tasca estalviarà el 90% del temps que trigareu a completar-la.
Construint força de voluntat
No n’hi ha prou amb aprendre a planificar correctament el seu temps. Cal seguir el pla descrit. Però sovint passa que al matí t’aixecaves amb un mal adolorit i no volies fer exercicis; va tornar cansat de la feina i no anava a cursos; la vostra pel·lícula preferida és a la televisió i heu reprogramat la cita. Organitzar el dia comença organitzant-se. Si al principi és difícil sacrificar-se per veure el vostre programa favorit, podeu mirar-lo posant el televisor a la cuina i cuinant el sopar en aquest moment. Si no us ve de gust fer la vostra carrera prevista al matí sota la pluja, podeu portar el reproductor de música amb vosaltres i el vostre estat d’ànim augmentarà. No cal abandonar els casos previstos, val la pena buscar un compromís i complir-los amb plaer.
Priorització
El més difícil de gestionar el vostre temps és prioritzar correctament, ressaltant l’objectiu principal i els secundaris. Això us permet organitzar correctament les tasques a la llista.
Un cop identificades les principals tasques, cal analitzar quines conseqüències es produiran si es completen o no a temps. Si ressalteu correctament el principal, podreu veure que la infracció dels terminis per a la implementació de la tasca principal tindrà greus conseqüències.
Les coses més importants i difícils es fan millor al matí. Durant aquestes hores el cervell està descansat, la consciència és clara, l’atenció es concentra al màxim. Hi ha situacions en què es planifica menys temps per completar una tasca del que es passa realment per motius aliens al control d’una persona. Per tant, si planifiqueu coses importants per a la tarda, és possible que no es facin a temps, per la qual cosa se’n derivaran greus conseqüències.
Tots els casos es poden dividir condicionalment en quatre grups: urgent i important; important però no urgent; urgent però no important; no urgent i poc important. Es recomana introduir coses al diari en el següent ordre:
- important i urgent;
- urgent però menys important;
- important però no urgent;
- altres.
Segons una de les regles de gestió del temps (norma Pareto 20/80), una correcta priorització pot estalviar fins a un 80% dels recursos. Es formula de la següent manera: el 20% de les activitats dedicades a les tasques principals aporten el 80% de l’eficàcia; al seu torn, el 80% de l'activitat dedicada a la implementació de tasques insignificants només aportarà el 20% del resultat. Això torna a suggerir que és necessari poder ressaltar l'important i descartar allò innecessari.
Determinació dels terminis de treball
Per desenvolupar la capacitat de gestionar el temps, heu d’establir terminis clars per a cada tasca. En cas contrari, es pot ajornar indefinidament. Amb una data límit específica per completar una tasca, una persona s’esforça per arribar a temps. Això es demostra amb l'augment de la productivitat dels estudiants el dia abans de la sessió, aquest exemple es dóna sovint durant les sessions d'entrenament. De vegades és útil establir aquests terminis pel vostre compte per concentrar-vos tant com sigui possible en la realització de la tasca, per mobilitzar tot el vostre potencial. No facis un ús excessiu dels experiments amb terminis. Això pot provocar tensions excessives, pèrdua de força i altres conseqüències negatives. Al seu torn, fer la feina tal com arriba ajudarà a estalviar no només temps, sinó també energia. Si totes les dificultats menors que sorgeixen en el camí cap a l'objectiu principal es resolen a mesura que arriben, no tindran temps de convertir-se en una bola de neu de problemes insolubles. Si totes les tasques s’han completat, però la força i el temps us permeten fer front a la tasca addicional, no cal ajornar-la. Un cop acabada la tasca avui, prevista per demà, una persona estarà segura que tindrà temps per completar totes les activitats previstes per al dia següent. No heu d’ajornar la finalització dels casos iniciats avui i no finalitzats dins del termini establert per a vosaltres mateixos. Qualsevol tasca es resol més ràpidament, sempre que hi estigueu centrat. Posposant la finalització de l’obra fins demà, una persona s’obliga a tornar-la a sintonitzar i centrar-s’hi, i això requereix molt de temps.
Delegació i automatització
No cal tenir por de l’ajut. A més, si hi ha l'oportunitat de confiar l'execució de qualsevol tasca a una altra persona, s'ha d'utilitzar. No sempre es pot obtenir un bon resultat només pel vostre compte. És més rendible dedicar temps a ensenyar una altra tasca a una altra persona que fer-ho constantment. Sobretot si no està inclòs en la categoria dels principals. Per tant, el temps alliberat es pot dedicar a tasques més importants.
L’automatització de determinats processos té un paper igualment important en el procés de gestió eficaç del temps: classificació automàtica de notificacions per correu electrònic, pagaments regulars automàtics, etc. Tot el que pugui funcionar sense la vostra participació estalvia temps addicional.
Descans complet
Cal planificar no només el temps de treball, sinó també el descans. A més, molts experts recomanen començar des d’aquest punt per començar a emplenar el diari. Sense un descans adequat, una persona no pot treballar productivament, de manera que no s’ha d’oblidar aquest component de l’èxit.
Algunes persones, en un esforç per estar a temps tant com sigui possible, es neguen deliberadament a si mateixos tots els plaers, intentant dedicar cada minut als negocis. Com a resultat, la productivitat disminueix perquè una persona cansada no es pot concentrar i prendre decisions ràpides i encertades.
La resta hauria d’estar completa. Quan passeu temps amb la família o els amics, heu de gaudir de la comunicació i no pensar en nous esquemes comercials ni en un pla per reunir-vos amb una parella al cap. I això no ajudarà a la causa i provocarà el descontentament de les persones properes. Com gestionar el temps: mireu el vídeo:
La capacitat de gestionar el vostre temps permet a una persona tenir èxit i ser feliç. Per tant, no serà superflu comprendre aquest art no només per al cap, sinó també per a la mestressa de casa. En diferents fonts, podeu comptar un nombre diferent de mètodes, tècniques i regles per a una gestió eficaç del temps, però tots es redueixen als mateixos principis: planificació competent i priorització. Després d’haver dominat els conceptes bàsics d’aquesta ciència, tothom podrà formular les seves pròpies regles sobre com gestionar la vida i el temps.
